Vendor Management System

Für Unternehmen kann es sehr lohnenswert sein, personellen Engpässen durch den Einsatz von Freelancern oder freien Mitarbeitern entgegenzuwirken. Doch je grösser die Organisation, desto schwerer ist die Kontrolle von externen Dienstleistern. Es drohen sowohl finanzielle wie auch rechtliche Risiken.

Um Unternehmen vor diesem Problem zu schützen, haben wir eine Lösung entwickelt, welche die Beschaffung von Dienstleistungen transparent macht und darüber hinaus das Risiko der Scheinselbständigkeit minimiert.

Fragestellungen im Unternehmen

Unserer Erfahrung nach gibt es beinahe kein Unternehmen, in dem die Beschaffung von externem Personal kein Thema ist. Häufig fehlt es jedoch an einem geeigneten Tool, die Bewirtschaftung dieser mannigfaltigen Vertragsbeziehungen transparent und steuerbar zu machen. Das von uns entwickelte Vendor Management System kurz VMS ist eine schlanke Möglichkeit die Kontrolle bei der Beschaffung von externem Know How über SAP übernehmen zu können.

Unsere Lösung orientiert sich dabei an den individuellen Bedürfnissen Ihrer Organisation, ist flexibel erweiterbar und wächst mit jedem neuen Kunden. Dabei haben sich besonders die nachfolgenden Fragestellungen als relevante Faktoren erwiesen und somit die Realisierung des VMS ermöglicht.

• Wie viele Externe befinden sich zu einem Stichtag in einem Auftragsverhältnis mit unserem Unternehmen?
• Haben wir bei bestimmten Dienstleistern ein Risiko der Scheinselbstständigkeit?
• Welchem/n Lieferant(en) sind welche externen Dienstleister (Personen) zugeordnet?
• Ist ein Dienstleister gleichzeitig bei mehreren Lieferanten tätig?
• Wird ein Projekttag eines Dienstleisters doppelt abgerechnet?
• Über welches Know How (Skills) verfügen meine Dienstleister und welche Bestellungen existieren in SAP?
• Wie hoch ist der durchschnittliche Stundensatz von Dienstleistern bezogen auf ein Qualifikationsniveau (Skill und Skill-Level)?
• Welche Externen waren früher interne Mitarbeiter?

Mit unserer Vendor Management System haben wir einen verlässlichen Kontrollmechanismus entwickelt, der Unternehmen ein aktives Steuerungsinstrument an die Hand gibt und gleichzeitig vor dem Risiko der Scheinselbständigkeit schützt. Durch die Integration von Dienstleistungsbeschaffungen in SAP SRM oder MM wird die komplette Beschaffungskette transparent. Aus einer Masse von Informationen werden dabei verlässliche Daten gewonnen, die den Auftraggeber zu jeder Zeit darüber informieren, ob ein potentielles Risiko besteht.

Benötigtes Know How kann aus einem bereits vorhanden Pool externer Dienstleister rekrutiert und die Nutzungsquote von Vertragslieferanten signifikant erhöht werden. Somit greift das Unternehmen auf Dienstleister zurück, mit denen bereits Vertragsbeziehungen bestehen und in der Vergangenheit zusammengearbeitet wurde. Die Kenntnisse der Organisation und das vorhandene Netzwerk verkürzen dabei die Einarbeitungszeit in neue Projekte und schonen wertvolle personelle und finanzielle Ressourcen.

Ihre Vorteile in 4 Unternehmensbereichen:

Vorteile bei den Beschaffern

Nicht bei allen Unternehmen findet die Beschaffung von externen Dienstleistern ausschliesslich im Einkauf statt. Dienstleistungen zu standardisieren und im besten Fall sogar katalogfähig  zu machen, verschafft Unternehmen Effizienz im Beschaffungsprozess.

Ist der eigentliche Bedarfsträger bereits in der Lage eine komplexe Beschaffung von externen Beratern und Dienstleistern durchführen zu können, entlastet dies den internen Einkauf und schafft Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten. Damit dies möglich ist müssen entsprechende Rahmenbedingungen bereitgestellt und eine aktive Information zur Vermeidung von Fehleingaben sichergestellt werden.

Das VMS unterstützt diesen Beschaffungsprozess bereits von Beginn an und führt den Bedarfsträger Schritt für Schritt zur SAP-konformen Bestellung. Dazu können abhängig von der gewählten Warengruppe oder dem benötigten Know How (Skill) vorhandene Vertragslieferanten oder Dienstleister (Personen) angezeigt und sogar aktiv vorgeschlagen werden. Überschreitet ein Lieferant oder Dienstleister die vorgesehenen Grenzwerte, wird der Bedarfsträger über diesen Zustand via Warnmeldung informiert und optional der Einkauf zur Klärung hinzugezogen. Für individuelle Spezialeinsätze können zudem neue Dienstleister erfasst und dem Einkauf zur Kontrolle und Anlage vorgeschlagen werden.

Vorteile im Einkauf

Vor allem im internen Einkauf werden die enormen Vorteile des VMS deutlich. Als Administrator des Tools, definiert der Einkauf die internen Spielregeln bei der Beschaffung von externem Know How und stellt durch systemtechnische Weichen deren Einhaltung sicher. Hierbei profitiert der operative Einkauf besonders von der vorhandenen Prozessführung des Bedarfsträgers und kann Aufwände für Rückfragen und Abklärungen auf ein Minimum reduzieren. Wohingegen der strategische Einkauf durch eine Vielzahl verschiedener Reportings ein aktives Steuerungsinstrument für das Lieferantenmanagement und Vertragsverhandlungen erhält.

Der Einsatz des VMS hat zudem bei unseren Kunden zu einer signifikanten Erhöhung der Auslastung bei Vertragslieferanten geführt. Dies wiederum führt zu besseren Preisen durch Bündelungseffekte sowie einem geringeren Aufwand in der Kreditorenanlage.

Vorteile im Controlling

Die Arbeit des Controllings wird durch den Einsatz des VMS enorm erleichtert. Standardisierte Auswertungen helfen wertvolle Rückschlüsse auf das Verhalten der Organisation bei der Beschaffung von externen Dienstleistern zu gewinnen. Zudem können Dienstleistungen nach und nach standardisiert und den einzelnen Profilen (Skills) zugeordnet werden. Die Historie von Bestell- und Preisentwicklungen lässt sich über verschiedene Ebenen tracken und kann bei der Planung von Budgets und Abteilungsausrichtungen eingesetzt werden.

Vorteile im IKS und der internen Revision

Revision und internes Kontrollsystem sind besonders für die Identifikation und Minimierung bestehender Risiken verantwortlich. Das VMS hilft hier durch die vorhandenen Daten wertvolle Indikationen zu erhalten und Risikoprävention aktiv steuern zu können. Die Führung des Beschaffungsprozesses durch das VMS verhindert beispielsweise die gleichzeitige Beschaffung eines externen Dienstleisters auf 2 verschiedene Projekte zu 8 Stunden je Tag. Das Risiko der Scheinselbstständigkeit  wird durch die Warnmeldungen zur Laufzeit eliminiert und ist bei Ausnahmen dokumentiert. Die vorhandenen Standardauswertungen können den Bedürfnissen von externen Audits angepasst werden und verringern den Aufwand und die Dauer bei durchgeführten Kontrollen.